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Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschlusssammlung

Der Gesetzgeber verlangt im Wohnungseigentumsgesetz die jährliche Abrechnung von Hausgeldern und die Erstellung eines Wirtschaftsplans. Mit der Novellierung dieses Gesetzes ist der Verwalter seit 2007 außerdem dazu verpflichtet, eine Beschlusssammlung zu führen.

Hausgeldabrechnung
Grundsätzlich besteht eine Hausgeldabrechnung aus den Bestandteilen: Gesamtabrechnung inklusive Saldenverprobung, Einzelabrechnung, Nachweis der Instandhaltungsrücklage mit Anteilsausgabe sowie optional der Darstellung des kaufmännischen Status der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die HausSoft bietet dabei die Aufstellung und Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben von der Simulation bis hin zur fertigen Hausgeldabrechnung.

Die Abrechnungsfunktionen zeichnen sich durch Ihre besondere Flexibilität aus, die es erlaubt, sehr komplexe Gemeinschaften mit mehreren Untergemeinschaften und entsprechend anspruchsvoller Kostenverteilung sowie die Darstellung mehrerer Instandshaltungsrücklagen detailliert und trotzdem anschaulich abzubilden.

Die Abrechnungsstruktur kann für jede Gemeinschaft individuell angelegt, aber auch aus einem bereits vorhandenen Verwaltungsobjekt übernommen und angepasst werden. Für die Darstellung von Kostenstellen kann eine beliebige Anzahl von Einnahmen- und Ausgabengruppierungen definiert und dabei individuell benannt werden.

Der Abrechnungsdruck liefert automatisch die Jahresgesamtabrechnung und daran anschließend die Einzelabrechnung des Eigentümers. Wahlweise kann ein Ausweis der steuerbegünstigen Aufwendungen nach § 35a EStG integriert werden.

Im Rahmen der Jahresgesamtabrechnung erfolgt automatisch die Saldenverprobung und wahlweise die Ermittlung des kaufmännischen Status der Gemeinschaft.

 

Für den Ausweis der Instandhaltungsrücklage stehen flexibel anpassbare Schablonen zur Verfügung, die der jeweiligen Abrechnung zugeordnet werden. Dabei können beliebig viele Instandhaltungsrücklagen innerhalb einer Abrechnung sowie die Zuordnung der jeweiligen Rücklage zum Eigentümer anhand des Miteigentumsanteils dargestellt werden.

 

Ein Abrechnungsdeckblatt bietet einen schnellen Überblick für den Eigentümer über das Abrechnungsergebnis. Hier werden die gebuchten Forderungen/Verbindlichkeiten, sowie vom Eigentümer erhaltene oder an ihn geleistete Zahlungen des Abrechnungszeitraumes gruppiert und summiert ausgewiesen. Hieraus ergibt sich, unter Einbeziehung  der auf den Eigentümer entfallenden Abrechnungsspitze, ein Eigentümersaldo, der nachrichtlich, weil außerhalb der Einzelabrechnung, mitgeteilt wird.

 

Zusammenfassend verfügt die Hausgeldabrechnung über die folgenden Funktionalitäten:

 

  • Integriertes Abrechnungspaket WEG bestehend aus Deckblatt, Jahresgesamt- und Einzelabrechnung, inklusive Darstellung der Instandhaltungsrücklage(n)
  • Modernes Abrechnungsdesign
  • Jahresgesamtabrechnung inkl. Saldenverprobung zur Darstellung in 3 Detailstufen
  • Jahreseinzelabrechnung mit Ausweis der erhaltenen Hausgeldzahlungen vor, während und nach der Abrechnungsperiode
  • Ergebnisberechnung als Abrechnungsspitze oder eigentümerindividuell als Soll- oder Ist-Abrechnung
  • Konform zu den BGH Urteilen V ZR 44/09 und V ZR 251/10
  • Kaufmännischer Status der Wohnungseigentümergemeinschaft mit Ausweis des saldierten Abrechnungsergebnisses, der Geldkonten, Rundungsdifferenzen, Forderungen und Verbindlichkeiten der Eigentümer, Sollbestand der Instandhaltungsrücklage, Sonderumlagen und Rechnungsabgrenzung  
  • Verwaltung und Nachweis beliebig vieler Instandhaltungsrücklagen, tatsächlicher und Sollbestand inklusive Ausweis des auf den Eigentümer entfallenden rechnerischen Anteils
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG
  • Automatisierte Ablage der Abrechnungen in das Dokumentenmanagement
  • Integrierte Übernahme der Abrechnungsstruktur inkl. Abrechnungsdaten in die HausSoft-Kalkulation zur Aufstellung des "Wirtschaftsplans"
  • Kopierfunktion zur Übernahme der Abrechnungseinstellungen in andere Gemeinschaften

 

Wirtschaftsplan

Die Struktur des Wirtschaftsplanes wird direkt aus den Einstellungen der jeweiligen Hausgeldabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft übernommen. Damit entfällt der Aufwand für die manuelle Einrichtung.

 

Für die Kalkulation des neuen Wirtschaftsplans steht ein Dialog zur Verfügung, in dem die Werte aus dem Wirtschaftsplan des Vorjahres übernommen oder manuell eingegeben werden können. Der neue Ansatz kann je Kostenposition über Veränderungswerte berechnet oder gesetzt werden. Der Ausweis der Ist-Kosten hilft dabei die Planung realistisch einzuschätzen.

 

Ganz problemlos lässt sich daraus dann der Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan, inklusive der Hausgeldanpassung gegebenenfalls unter Berücksichtigung einer Liquiditätsreserve erzeugen. Das neue Hausgeld kann optional gerundet werden. Wahlweise bietet die Hausgeldneuberechnung auch die automatische Ermittlung und den Ausweis von Nachzahlungen für einen rückwirkend aufgestellten Wirtschaftsplan inklusive der Erzeugung der entsprechenden Korrekturbuchungen.

 

Zusammenfassend verfügt der Wirtschaftsplan über die folgenden Funktionalitäten:

 

  • Integrierte Übernahme der Abrechnungsstruktur inkl. Abrechnungsdaten in die Kalkulation zur Aufstellung des Wirtschaftsplans
  • Flexible Kalkulation der neuen Kostenansätze als Differenz oder Absolutwert
  • Neuberechnung des Hausgeldes, optional mit Rundung
  • Drucken des Gesamt- und Einzelwirtschaftsplans mit Ausweis der Liquiditätsreserve
  • Anpassung der Hausgelder in den Vertragseinheiten
  • Buchung von Nachbelastungen bei rückwirkendem Beschluss des Wirtschaftsplans

 

Unter Auswertungen / Listen finden Sie unsere Muster für WEG-Abrechnung und Wirtschaftsplan.

 

Beschlusssammlung

Die Funktion Beschlusssammlung ist vollständig in die HausSoft integriert. Aufgrund ihrer Komfortabilität und Praxisnähe wird die Pflicht des Verwalters zur Dokumentation aller Eigentümerbeschlüsse sowie Urteile und Vergleiche einfach, schnell und effizient unterstützt.

 

Zur Erfassung der Beschlussdaten bietet HausSoft unterschiedliche Dialoge an. Die zur Verfügung gestellten Details für die Datenerfassung sind direkt abhängig von der Art des Beschlusses (schriftlicher Beschluss, Versammlungsbeschluss, Urteil oder Vergleich).

 

Einen besonderen Komfort bietet die Beschlusssammlung in Verbindung mit dem Modul Versammlungs- und Beschlussmanagement. Dieses Modul unterstützt den Verwalter bei der Durchführung von Eigentümerversammlungen, sowie schriftlichen Beschlussverfahren und erlaubt die automatische Übernahme der hier protokollierten Beschlüsse in die Beschlusssammlung. Einfacher geht es nicht.

 

Zusammenfassend enthält die HausSoft Beschlusssammlung die folgenden Funktionalitäten:

 

  • Erfassung von Beschlüssen aus der Versammlung der Wohnungseigentümer mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung
  • Einfügen von schriftlichen Beschlüssen
  • Zuordnen von gerichtlichen Entscheidungen oder Vergleichen, mit Urteilsformel, Gericht, Aktenzeichen, Bezeichnung der Parteien usw.
  • Integrierte Druckfunktion zum Ausdruck aller oder aussschließlich der veröffentlichten Beschlüsse
  • Automatische Übernahme der Beschlüsse aus dem Modul Versammlungs- und Beschlussmanagement

 

 

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